Mục Lục
Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi nhận số tiền phải thu hoặc số tiền phải trả với khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch mua hàng, nhập hàng, giúp cá nhân, cửa hàng, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Quản lý công nợ trong bán lẻ thông thường bao gồm 2 phần chính là
Quản lý các khoản phải thu,
Phải trả của khách hàng và nhà cung cấp.
Vậy với mỗi đối tượng này, cửa hàng cần quản lý tài chính, công nợ như thế nào sao cho hiệu quả?
Lập chính sách chi trả rõ ràng
Đó là những câu hỏi cơ bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được.
Những điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ, đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh.
Bản chính sách nên được treo tại vị trí dễ thấy tại cửa hàng để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.
Luôn có chính sách quản lý công nợ khách hàng rõ ràng
Có quy trình quản lý rõ ràng
Lựa chọn cách đòi nợ phù hợp
Chọn người đòi nợ có kỹ năng thuyết phục
Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ
Thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp
Khi làm việc với nhà cung cấp về chuyện nhập hàng, ngoài vấn đề số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa bạn cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán.
Hãy làm rõ ràng thời điểm từ khi ký nhận hàng đến khi trả tiền là bao lâu và trả bao nhiêu phần trăm.
Khoảng thời gian này càng dài thì bạn càng có lợi, vì vậy cần cố gắng đàm phán thật tốt.
Luôn thống nhất về thời gian và hình thức thanh toán cho nhà cung cấp
Gửi bảng xác nhận công nợ
Khi gần đến hạn thanh toán bạn nên thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email cho phía nhà cung cấp để họ xác nhận lại một lần cuối, tránh các tranh chấp sau này và chủ động hơn về thời gian.
Có rất nhiều cách quản lý tài chính, công nợ cho cửa hàng bán lẻ có thể kể đến như quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng excel và sử dụng phần mềm quản lý công nợ.
Cùng tìm hiểu ưu – nhược điểm của từng cách quản lý này xem cách nào phù hợp với bạn nhé!
Đây là cách quản lý công nợ rất cổ điển mà nhiều cửa hàng truyền thống đang áp dụng.
Khi có khách hàng ghi nợ hoặc khi lấy hàng từ các nhà cung cấp, chủ shop sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền,… vào 1 cuốn sổ tay.
Ưu điểm của hình thức quản lý này là không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần 1 chiếc bút và 1 quyển sổ thôi là bạn đã có thể quản lý tài chính, công nợ của cửa hàng được rồi.
Nhược điểm của cách QLCN cũng không ít. Bạn sẽ tốn nhiều thời gian, công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, chẳng phải ai cũng có 1 cái đầu điện tử để có thể tính toán chi li mà không sai sót cả.
Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu rất cao, nhiều cửa hàng bị mất cuốn sổ “Nam Tào” hoặc không may gặp thiên tai, hỏa hoạn thì mới tá hỏa vì lúc đó không còn cơ sở nào để mà thu nợ hay trả nợ nữa.
Cách quản lý này đã hiện đại hơn 1 chút rồi.
Thay vì ghi chép vào 1 cuốn sổ thì chủ shop sẽ sử dụng file excel quản lý công nợ đơn giản để ghi nhận và quản lý dễ dàng, chính xác hơn.
Cách này thì chủ cửa hàng sẽ rảnh tay hơn 1 chút vì file excel quản lý công nợ sẽ giúp bạn tính toán chính xác hơn cũng như có thể sắp xếp, quản lý theo khách hàng, nhà cung cấp khoa học hơn.
Tuy nhiên, cách quản lý công nợ bằng excel không phải là không có nhược điểm đâu.
Vì file được lưu trực tiếp trên thiết bị nên bạn cần mở bằng thiết bị đó để ghi nhận, quản lý chính xác hơn.
Đương nhiên, có 1 cách là chia sẻ file dữ liệu cho người khác, nhưng mọi chỉnh sửa sẽ không được cập nhật vào file đó, bạn sẽ phải chia sẻ qua lại file giữa các máy rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn.
Ngoài ra, tương tự như cách quản lý bằng sổ sách, QLCN bằng excel cũng không phải không có nguy cơ mất dữ liệu.
Trường hợp người nào không biết hay kẻ xấu có thể xóa mất file, hoặc khi thiết bị bị gặp sự cố bất ngờ, hỏng hóc thì cũng đồng nghĩa với việc bạn phải nói lời từ biệt vói những dữ liệu công nợ của cửa hàng.
Quản lý công nợ là một mắt xích vô cùng quan trọng trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào.
Việc phải “3 đầu 6 tay” tự mình làm mọi thứ, khiến không ít lần chủ cửa hàng quên ghi chép đơn hàng hay các khoản mua chịu của khách.
Từ đó không thể kiểm soát được dòng tiền ra vào, dễ dẫn đến việc “thâm hụt” tiền hàng, vốn kinh doanh.
Vì vậy, nếu bạn là người bán hàng nhỏ, bán tập trung trong các chung cư, khu dân cư, chủ tạp hóa nhỏ,… và chưa có nhu cầu dùng phần mềm trả phí chuyên nghiệp hay ngán ngẩm với quy trình QLCN theo kiểu thủ công thì những ứng dụng tích hợp tính năng nhắc QLCN sẽ là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn.
Trên đây là một số thông tin mà Vietclass đã tìm hiểu và tổng hợp được từ nhiều nguồn, chúc bạn đọc có một trải nghiệm đọc thú vị !
Xem thêm các kiến thức bổ ích khác tại đây !
Người viết: Quang Nhật
Nguồn: Tổng hợp và chỉnh sửa
Trong mỗi dịp tuyển sinh, việc lựa chọn ngành học phù hợp, đáp ứng niềm…
Kỹ năng lãnh đạo nhóm là một trong những kỹ năng cốt lõi mà mỗi…
Sáng lập nên Viện tóc Đức Mark nổi tiếng, được biết đến với vai trò…
Trà sữa là mặt hàng được tiêu thụ với số lượng rất lớn mỗi ngày…
“Hãy nói theo cách của bạn” - câu nói mà đa số người Việt đã…
Máng cáp còn được gọi là máng điện. Đây là một trong những sản phẩm…