Dù trong công việc hay cuộc sống, hầu hết chúng ta đều cố gắng hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Thật tuyệt khi làm được điều mà bạn từng mất nửa ngày trong vài giờ sao? Bằng cách tập trung và giảm thiểu sự phân tâm, bạn có thể. Hôm nay Vietclass sẽ mách bạn 10 mẹo để làm việc thông minh hơn.
Mục Lục
Ủy quyền
Ủy nhiệm là một kỹ năng cần thiết. Nhưng nếu bạn là một người thích kiểm soát, cầu toàn hoặc quản lý vi mô, điều đó có thể khó khăn. Điều quan trọng là hiểu rằng khả năng ủy quyền sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Tập trung vào các nhiệm vụ có tác động cao
Rất có thể, bạn có một danh sách việc cần làm dài dòng. Thay vì cố gắng hoàn thành mọi thứ hoặc đến số 0, hãy tập trung vào những nhiệm vụ sẽ có tác động lâu dài nhất. Làm việc thông minh hơn bằng cách tập trung vào những điều quan trọng nhất đối với hiệu suất công việc của bạn.
Biết khi nào nên dừng lại
Mặc dù điều này có vẻ phản trực giác, nhưng điều cần thiết là bạn phải biết khi nào nên tắt máy tính trong ngày. Bạn biết các dấu hiệu — tâm trí bạn lang thang, và bạn tiếp tục đọc đi đọc lại cùng một câu. Hoặc có thể bạn cảm thấy bế tắc, và bạn mất nửa giờ để viết một email đơn giản. Bằng cách dừng lại và chọn các dự án vào ngày hôm sau, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian dài.
Hoạt động liên tục
Ý tưởng đằng sau chiến lược này là giải quyết các nhiệm vụ theo từng phần nhỏ để cải thiện năng suất. Ví dụ: thay vì trả lời mọi email khi nó đến, hãy lên lịch khối thời gian trong ngày để kiểm tra và trả lời email.
Một ý tưởng khác là đặt các cuộc họp liên tục hoặc thậm chí chặn thời gian trên lịch của bạn cho các hoạt động đòi hỏi sự suy nghĩ và tập trung như nghiên cứu, viết hoặc động não. Logic đằng sau điều này là cần có thời gian để bạn bắt nhịp. Nếu bạn liên tục bắt đầu và dừng quá trình đó, bạn đang lãng phí thời gian để bắt kịp lại nơi bạn đã dừng lại.
Tận dụng đồng hồ bên trong của bạn
Bạn đã nghe câu nói, “thời gian là tất cả?” Thời gian trong ngày bạn làm một số loại công việc sẽ ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Nhưng đó không phải là cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả vì mỗi người có một đồng hồ bên trong khác nhau. Mọi người đều trải qua ba giai đoạn năng suất trong suốt một ngày: đỉnh cao, đáy và phục hồi. Trong những giờ trước và cao điểm làm cho nó trở thành thời điểm hoàn hảo cho các nhiệm vụ phân tích. Ngược lại, khi chúng ta đang ở điểm thấp nhất (đáy), đó là thời điểm tốt để tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo.
Cắt giảm danh sách việc cần làm
Bắt đầu ngày mới với một danh sách việc cần làm khổng lồ không thực tế sẽ không chỉ khiến bạn trở nên kém hiệu quả mà còn khiến bạn cảm thấy như mình đang chuẩn bị cho sự thất bại. Một danh sách việc cần làm nhỏ hơn sẽ ít đáng sợ hơn và dễ đạt được hơn. Bắt đầu với các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn và giới hạn danh sách trong ba đến năm mục. Bằng cách đó, bạn có thể sẽ làm được nhiều việc hơn, nhưng chắc chắn bạn sẽ hoàn thành được ba việc hàng đầu đó.
Đừng chờ đợi động lực
Một trong những phương pháp đơn giản nhất để làm việc thông minh hơn rằng việc không hoàn thành một nhiệm vụ sẽ tạo ra căng thẳng về tinh thần, điều này khiến nó luôn quan tâm hàng đầu. Điều duy nhất sẽ làm dịu đi sự căng thẳng này là hoàn thành nhiệm vụ. Bắt đầu một dự án thường là phần khó nhất. Nếu bạn có thể bắt đầu tập trung vào một dự án trong vài phút, thì mong muốn hoàn thành dự án của bộ não sẽ chiếm ưu thế.
Vì vậy, lần tới khi bạn cảm thấy muốn thực hiện một nhiệm vụ nào đó, chỉ cần thực hiện bước đầu tiên đó và phần còn lại sẽ làm theo.
Quản lý môi trường xung quanh
Một cách khác để làm việc thông minh hơn là giảm thiểu sự phân tâm. Hãy chắc chắn cất điện thoại di động đi! Việc để điện thoại của bạn, ngay cả khi bạn không sử dụng, có thể khiến bạn hoạt động kém hơn 20% so với khi nó bị khuất tầm nhìn.
Dọn dẹp văn phòng
Việc ngăn nắp văn phòng không chỉ giúp bạn làm việc thông minh hơn mà còn tốt cho sức khỏe của bạn. Mối liên hệ trực tiếp giữa hormone căng thẳng cortisol và sự lộn xộn. Sắp xếp văn phòng của bạn bằng cách loại bỏ giấy, thùng rác và bất kỳ vật dụng không cần thiết nào khác.
Ngoài ra, phần mềm không cần thiết trên máy tính của bạn có thể được coi là phần mềm kỹ thuật số lộn xộn. Hãy thử sắp xếp tài liệu vào các thư mục và xóa mọi tệp không cần thiết. Cuối cùng, lướt qua hộp thư đến của bạn và lưu trữ các email quan trọng để tập trung vào các thư quan trọng nhất.
Làm việc trong 90 phút
Chúng ta hoạt động theo chu kỳ 90 đến 120 phút được gọi là “chu kỳ hoạt động nghỉ ngơi cơ bản”. Khoa học đã chứng minh rằng bộ não của chúng ta có thể tồn tại trong khoảng 90 phút ở mức tối ưu trước khi mất hơi, sau đó nó cần được nghỉ ngơi. Theo chu kỳ đó có thể giúp não của chúng ta hoạt động với hiệu suất cao nhất. Bằng cách làm việc trong 90 đến 120 phút, sau đó nghỉ ngơi 20-30 phút, bạn sẽ có thể tập trung lâu hơn, tránh bị phân tâm và duy trì mức năng lượng cao hơn.
Tạm kết
Tất cả chúng ta đều muốn quản lý thời gian của mình. Nhưng bằng cách học cách quản lý năng lượng của bạn, cộng với thời gian của bạn, năng suất của bạn sẽ tăng vọt. Trên đây Vietclass đã Mách bạn 10 mẹo để làm việc thông minh hơn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.
Xem thêm:Mách bạn 10 cách để suy nghĩ sáng suốt hơn
Tổng hợp: Ngọc Toản