Mục Lục
PO (Purchase Order) là khái niệm về đơn đặt hàng.
Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng.
Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã đàm phán cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,…
Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển.
Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.
Là một chứng từ quan trọng, PO mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp.
Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng.
Ví dụ,
hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán cũng như nhiều điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn.
PO cho phép người mua hàng làm rõ mọi nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp.
Cả 2 bên có thể sử dụng chúng trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi.
Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành.
Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức.
Khi này, PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Cùng với đó, PO cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.
Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu cũng như đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng, mua hàng, một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:
Invoice còn được hiểu là hóa đơn, là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa.
Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau và được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề sau:
Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau.
Tuy nhiên, thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:
Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp.
Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.
Bước 4: Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
Trên đây là một số thông tin mà Vietclass tìm hiểu được và tổng hợp được từ nhiều nguồn, chúc bạn đọc có một trải nghiệm đọc thú vị !
Xem thêm các kiến thức bổ ích khác tại đây !
Người viết: Quang Nhật
Nguồn: Tổng hợp và chỉnh sửa
Trong mỗi dịp tuyển sinh, việc lựa chọn ngành học phù hợp, đáp ứng niềm…
Kỹ năng lãnh đạo nhóm là một trong những kỹ năng cốt lõi mà mỗi…
Sáng lập nên Viện tóc Đức Mark nổi tiếng, được biết đến với vai trò…
Trà sữa là mặt hàng được tiêu thụ với số lượng rất lớn mỗi ngày…
“Hãy nói theo cách của bạn” - câu nói mà đa số người Việt đã…
Máng cáp còn được gọi là máng điện. Đây là một trong những sản phẩm…