Mục Lục
Giải pháp Mail Server là gì?
Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử.
Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên Internet,
Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại…
Không chỉ thao tác với tốc độ nhanh chóng và ổn định,
Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.
Mail Server cơ bản vẫn là Dedicated Server (Server riêng lẻ) hay Cloud Server (Server điện toán đám mây) được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử.
Nó cũng có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, Storage,… ngoài ra, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như số lượng tài khoản Email, Email fowarder, Mail list,…
Giải pháp mail server được sử dụng rộng rãi ở mọi doanh nghiệp.
Đây được xem là phương tiện liên lạc không thể thiếu đối với khách hàng, đặc biệt là các công ty hay doanh nghiệp lớn nhỏ.
Do tính tiện dụng và nhiều chức năng quan trọng như mức độ an toàn, chuyên nghiệp, khách hàng có thể quảng bá tên doanh nghiệp thông qua tên miền của website công ty mình.
Đó cũng là lý do khiến việc xây dựng một mail server là vô cùng cần thiết nếu như các thành viên của công ty muốn tạo email tên miền riêng để gửi và nhận thư với đối tác bên ngoài.
Cách thức hoạt động của giải pháp Mail Server
Mail Server hoạt động dựa trên 3 giao thức cơ bản bao gồm:
Outgoing Mail Server
Outgoing Mail Server hay Mail Server gửi đi sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là giao thức dịch chuyển mail đơn giản được dùng để liên lạc với server từ xa. Đồng thời cho phép gửi nhiều thư cùng một lúc tới các server khác nhau.
Incoming Mail Server
Giao thức này hay còn được biết đến dưới 2 hình thức:
- POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): chuyển email tới lưu ở máy tính chứa Mail Client, thường là nội bộ máy tính của người dùng thông qua một ứng dụng email như Outlook, Mac Mail, Windows Mail…
- IMAP (Internet Message Access Protocol) là phương thức phức tạp hơn cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ được sao chép tới máy client và bản gốc của Email vẫn sẽ được lưu trên giải pháp Mail Server.
Lợi ích khi sử dụng mail server là gì?
- Trao đổi thông tin qua lại giữa các bộ phận trong công ty với nhau.
- Cho phép người dùng khi gửi mail và nhận mail trực tiếp thông qua Internet với tên miền của cụ thể của từng công ty.
- Khả năng hạn chế được các Mail spam và Virus trước khi chuyển tiếp tới người nhận bởi nhận dạng được IP của người gửi.
- Người dùng có thể nhận mail và gửi mail bình thường khi đi công tác xa.
- Bảo mật được thông tin nội bộ.
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Người dùng có thể gửi và nhận mail thông qua Mail Client và Web mail.
- Người quản trị mạng có thể quản trị hệ thống Mail Server của công ty thông qua Internet.
- Hệ thống mail có tính bảo mật cao nhờ sự cấu hình và cài đặt của người quản trị viên.
- Thiết lập dung lượng tối đa cho từng user sử dụng mail.
- Quản lý được tất cả nội dung mail của tất cả nhân viên trong hệ thống.
- Cấu hình chức năng tự động sao lưu dữ liệu gửi đi và nhận.
- Thiết lập được các chính sách hoạt động của hệ thống và ngăn chặn được các địa chỉ IP cấm từ bên ngoài và dùng những biện pháp bảo mật khác thì mới ngăn chặn được phần nào thư rác hay spam.
Để có thể quản lý tốt hệ thống máy chủ thư điện tử thì người quản lý phải hiểu hết cấu trúc của hệ thống mạng, hiểu cấu trúc và sơ đồ hoạt động, cấu hình máy chủ… thì mới đảm bảo hệ thống mail của bạn được an toàn.
Giải pháp mail server cho doanh nghiệp phổ biến
Dưới đây là một số giải pháp email server được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Bạn có thể tham khảo:
Microsoft Exchange – giải pháp email cho doanh nghiệp
Microsoft Exchange là sản phẩm mail server của hãng Microsoft dành riêng cho doanh nghiệp.
Sản phẩm này được xây dựng dựa trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft,
Vì vậy chúng có rất nhiều tính năng nổi bật.
Tuy nhiên chi phí để đưa Microsoft Exchange vào hoạt động là không nhỏ.
Người dùng sẽ mất một khoản phí xây dựng và quản lý doanh nghiệp.
Để công việc này được xây dựng thành công đòi hỏi người dùng phải sở hữu một cấu hình server cực mạnh và phải trả phí bản quyền (khoảng $20.000) cho hãng Microsoft.
Ngoài ra, khách hàng phải có khả năng quản lý khi thực hiện giải pháp email server cho doanh nghiệp này bởi chúng rất hay phát sinh lỗi.
Phiên bản Microsoft Exchange Server này liên tục được nâng cấp về kiến trúc, khả năng tích hợp và mức độ linh hoạt cao.
Vì vậy, nếu như bạn đang tìm kiếm một giải pháp email server hiệu quả cho doanh nghiệp ổn định thì đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo nhất.
Giải pháp mail server MDaemon
MDaemon là một mail server mạnh, cạnh tranh trực tiếp với mail Microsoft exchange.
Tuy nhiên mức giá thành của mail server này lại rẻ hơn so với Microsoft exchange.
Khi sử dụng Mdaemon, bạn cần phải triển khai một máy chủ (server) và địa chỉ IP riêng.
Mdaemon được thiết kế dựa trên ý tưởng sử dụng dial-up và các kết nối trực tiếp với những đặc điểm nổi trội như:
- Thiết kế giao diện thân thiện với người dùng.
- Chạy được trên các hệ điều hành của Microsoft.
- Khả năng quản lý hàng trăm domain và hàng nghìn người dùng khác nhau.
- Khoản phí để sử dụng MDaemon cho 200 người dùng dao động từ $7.000- $10.000. Ngoài ra, giải pháp mail server cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu muốn thành công cũng phải đầu tư mạnh về việc đào tạo nhân viên.
Xây dựng giải pháp Mail Server cho doanh nghiệp với Zimbra
Zimbra được xây dựng dựa trên các mã nguồn mở.
Giải pháp này cung cấp một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm mail server và mail client.
Chúng có thể chạy dễ dàng trên rất nhiều hệ điều hành khác nhau như: Windows, Linux, Mac,…
Cho dù đây là một giải pháp mail cho doanh nghiệp khá ổn định, tuy nhiên nó lại không có nhiều tính năng nổi trội như 2 giải pháp trên.
Giải pháp Zimbra mail server có các ưu điểm như sau:
- Mức độ tin cậy cao: Việc di chuyển, sao lưu cũng như khôi phục mailbox của cá nhân hoặc nhóm người dùng được thực hiện với tốc độ nhanh chóng.
- Hiệu quả về chi phí sử dụng: Zimbra lấy nguồn tài nguyên mở làm nền tảng giúp tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với các giải pháp email server khác.
- Khả năng mở rộng giúp cho hệ thống email này có thêm nhiều tính năng nâng cao.
- Tính bảo mật cao: Zimbra tích hợp chức năng chặn virus và spam sẵn đồng thời cung cấp cơ chế mã hóa S/MIME hiện đại cho người dùng.
Dịch vụ lưu trữ
Gói dịch vụ lưu trữ email được cung cấp bởi các công ty lưu trữ Việt Nam.
Với giải pháp này, nhà cung cấp hosting sẽ cài đặt phần mềm chạy trên một máy chủ.
Sau đó cài đặt tên miền, email của công ty/doanh nghiệp trên máy chủ này.
Tuy nhiên bạn cần tìm hiểu trước email công ty là gì, điều này khiến cho hệ thống chạy không được ổn định.
Tuy nhiên ưu điểm của gói email hosting này đã khiến các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng chúng lâu dài:
- Số lượng mail gửi đi lớn (điều kiện email là hợp pháp)
- Dung lượng email vô cùng lớn (tùy theo các gói dịch vụ)
- Email được gửi tới tận ibox của các email server khác như: Google, Webmail, Yahoo,…
- Máy chủ server hỗ trợ các bản ghi SPF/DKIM và chống spam, viruts,…
- Băng thông sử dụng không giới hạn.
Thư điện tử theo tên miền của Google
Phần lớn người dùng Internet đều sẽ có một tài khoản Gmail bởi các tính năng của thư điện tử này có độ tin cậy rất tốt.
Hơn nữa, dịch vụ này còn hỗ trợ cài đặt gmail cho doanh nghiệp theo tên miền riêng.
Đó cũng chính là giải pháp email cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần phải đầu tư về phần cứng, phần mềm,… toàn bộ đều được chạy trên nền tảng của Google với giao điện bắt mắt và vô cùng ổn định.
Trên đây là một số thông tin mà Vietclass đã tìm hiểu và tổng hợp được từ nhiều nguồn, chúc bạn đọc có một trải nghiệm đọc thú vị !
Người viết: Quang Nhật
Nguồn: Tổng hợp và chỉnh sửa
