5 mẹo về cách quản lý một nhóm

Mục đích rõ ràng, mục tiêu và kỳ vọng đối với nhóm

Tất cả các hoạt động quản lý nhóm thành công đều bắt đầu bằng việc trả lời hai câu hỏi rất cơ bản – tại sao nhóm tồn tại và mục tiêu nào cần đạt được (ở cấp độ cá nhân và nhóm). “Tại sao” nói với trái tim và mục tiêu nói với khối óc. Để tận dụng tối đa mọi người, bạn cần giải quyết cả hai điều này.

Nó mang lại mục đích cho cả nhóm, ý thức về sứ mệnh và động lực thúc đẩy cảm xúc, đặc biệt là để vượt qua thời kỳ khó khăn. “Tại sao” cũng là chất keo gắn kết mọi người lại với nhau và kết nối họ ở mức độ tình cảm.

• Bắt đầu với lý do tại sao: cung cấp mục đích cảm xúc rõ ràng về lý do tại sao nhóm tồn tại
• Viết ra các mục tiêu của nhóm: đảm bảo rằng mọi người đều biết nhóm phải đạt được những gì tiếp theo
• Lên kịch bản cho các động thái quan trọng: đưa ra kế hoạch về cách đạt được các mục tiêu trong các nhiệm vụ nhỏ có thể quản lý được
• Giao nhiệm vụ một cách thông minh: đảm bảo rằng đúng người giải quyết đúng nhóm nhiệm vụ (theo khả năng và tiềm năng của họ)
• Định nghĩa về việc đã hoàn thành: xác định rõ các tiêu chuẩn mà bạn mong đợi cho mỗi nhiệm vụ

Xây dựng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm

Năm vấn đề lớn của một nhóm là: Không tin tưởng, sợ xung đột, thiếu cam kết, trốn tránh trách nhiệm và không chú ý đến kết quả.

Nếu không có sự tin tưởng thực sự và sâu sắc giữa các thành viên trong nhóm, nhóm sẽ không thể hoạt động tốt.

Nếu các thành viên trong nhóm đang ở chế độ phòng thủ vì thiếu sự tin tưởng, thì họ thường không hỗ trợ nhau, họ buôn chuyện, thao túng hoặc thậm chí âm mưu với nhau. Đó là một sự lãng phí lớn về năng lượng, thời gian và hiệu quả.

• Xây dựng đội ngũ
• Công nhận
• Hoàn toàn minh bạch
• Thể hiện sự dễ bị tổn thương với tư cách là một nhà lãnh đạo
• Truyền đạt ý định đằng sau hành động
• Tuân thủ các cam kết

Vì vậy, với tư cách là một nhà lãnh đạo, hãy là con người và chỉ ra những điểm yếu của bạn. Thể hiện sự quan tâm thực sự đến các thành viên trong nhóm của bạn, khuyến khích họ chia sẻ kinh nghiệm, thể hiện uy tín và tính chính trực, tuân thủ theo nhiều cách và truyền đạt rõ ràng ý định đằng sau hành động của bạn với tư cách là người lãnh đạo.

Tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch và đánh giá thường xuyên

Các cuộc họp có thể gây lãng phí thời gian rất lớn. Nhưng không phải nếu chúng được quản lý đúng cách với một ý định rất rõ ràng và cụ thể.

Năng lực của các thành viên trong nhóm cần được xem xét, cùng với những ngày nghỉ và mỗi nhiệm vụ đã chọn nên được giao cho một thành viên cụ thể trong nhóm. Nó đưa ra câu trả lời rõ ràng cho những gì cần phải làm.

Họp mặt hàng ngày, Nó nên được tổ chức hàng ngày, vào cùng một thời điểm, ở cùng một nơi. Mỗi thành viên trong nhóm chỉ trả lời hai câu hỏi:

• Tôi đã làm gì ngày hôm qua?
• Tôi sẽ thi đấu gì hôm nay?

Mục đích chính của các cuộc họp buổi sáng là giữ nhịp điệu của nhóm và tầm nhìn của công việc được thực hiện.

Nhóm cần có một cơ cấu theo dõi và lập kế hoạch rõ ràng, với sự trao đổi trực tiếp thường xuyên. Cách tiếp cận như vậy dẫn đến cam kết của nhóm, trách nhiệm giải trình và định hướng kết quả.

Theo dõi cách các thành viên trong nhóm sử dụng thời gian của họ

Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất của mỗi cá nhân và đội ngũ, nên việc theo dõi và quản lý thời gian đúng cách (định vị thời gian) là điều cần thiết để duy trì mức năng suất của nhóm cao.

• Mọi thành viên trong nhóm sẽ tự động làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
• Bạn hiểu rõ hơn về tốc độ lập kế hoạch, dự báo và quản lý tài nguyên của nhóm.
• Sẽ dễ dàng hơn nhiều để tìm ra nơi mà nhóm đang lãng phí thời gian hoặc ưu tiên sai.
• Bạn thực sự có thể tính toán ROI của công việc của nhóm.
• Việc lập hóa đơn dễ dàng hơn nhiều.
• Nó giúp tạo ra một thói quen và thói quen hàng ngày

Những nhà lãnh đạo luôn hướng tới con người (mối quan hệ) và mục tiêu (kết quả). Theo dõi thời gian giúp một trưởng nhóm tuyệt vời giữ cho mọi người làm việc hiệu quả và định hướng kết quả.

Hãy là một huấn luyện viên giỏi cho đội của bạn

• Thường xuyên huấn luyện đồng đội của họ.
• Trao quyền cho nhóm của họ và không quản lý vi mô.
• Thể hiện sự quan tâm đến sức khỏe nghề nghiệp và cá nhân của các thành viên trong nhóm.
• Có năng suất và định hướng kết quả.
• Là những người giao tiếp cực kỳ tốt, có nghĩa là họ lắng nghe và chia sẻ thông tin.
• Giúp đỡ đồng đội của họ phát triển sự nghiệp.
• Có tầm nhìn và chiến lược rõ ràng cho đội.
• Có đủ kỹ năng kỹ thuật để tư vấn cho nhóm.

Trưởng nhóm tuyệt vời với tư cách là huấn luyện viên tích cực lắng nghe, xây dựng mối quan hệ, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.

Tạm kết

Trên đây là bài viết 5 mẹo về cách quản lý một nhóm của Vietclass. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết và đừng ngại để lại bình luận để cùng chúng mình trao đổi nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở bài viết sau.

Tổng hợp: Ngọc Toản