Mách bạn 9 cách viết email hiệu quả nhất

Xem xét thông điệp và người nhận

Một email nên bắt đầu trong tâm trí bạn, không phải bằng các ngón tay của bạn trên bàn phím. Để viết email hiệu quả, trước tiên, hãy xem xét lý do tại sao bạn viết. Bạn muốn loại phản hồi nào? Bạn muốn truyền đạt thông điệp gì? Nếu bạn đang yêu cầu thông tin, nộp đơn xin việc hoặc hỏi về các sơ, hãy đảm bảo rằng người nhận yêu cầu hành động của bạn phải rõ ràng.

Hãy xem xét quan điểm của người nhận. Họ cần thông tin gì để thực hiện hành động hoặc hiểu thông điệp của bạn? Cung cấp thông tin cơ bản cần thiết (nhưng không quá mức). Ngoài ra, hãy ghi nhớ các phép xã giao thích hợp cho người nhận cụ thể này. Các biểu tượng cảm xúc và chữ viết tắt không thích hợp cho các đơn xin việc và hầu hết các email công việc.

Viết dòng chủ đề email mô tả

Khi bạn viết email, đừng viết điều gì đó mơ hồ trong dòng tiêu đề như “xin chào” hoặc “việc làm tại nhà” hoặc để trống. Những email có dòng tiêu đề như thế này rất có thể bị đưa vào hộp thư rác của người nhận hoặc đơn giản là bị bỏ qua. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy đặt tên của vị trí trong dòng tiêu đề. Nếu email là cho đồng nghiệp, hãy đặt dòng tiêu đề của bạn thành một cụm từ ngắn gọn tóm tắt mục đích của thư.

Một lợi ích khác của việc viết dòng tiêu đề mô tả là bạn sẽ dễ dàng tìm thấy trong hộp thư đến của mình hơn nếu bạn cần tìm kiếm nó sau này.

Chào người nhận đúng cách

Nếu bạn biết tên của người nhận nhưng không biết họ, hãy chào bằng cách sử dụng một tiêu đề, chẳng hạn: … thân mến. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính, chỉ cần sử dụng họ và tên, tức là Dear/Thân gửi. Nếu bạn không biết tên của người đó, hãy bắt đầu email của bạn không bằng lời chào hoặc sử dụng một câu chào đơn giản, chẳng hạn. Xin chào, Kính gửi, v.v.

Nếu email được gửi cho đồng nghiệp hoặc người khác mà bạn biết, hãy sử dụng tên bạn sẽ sử dụng trực tiếp hoặc qua điện thoại.

Sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu

Điều rất quan trọng là sử dụng đúng ngữ pháp trong email.

• Các câu khởi động – Khi bạn viết email, đừng bỏ qua các khoảng thời gian. Khoảng dừng nhỏ đó giúp người đọc có thời gian để hiểu ý nghĩa của từ. Chia nhỏ các câu dài ngay cả khi chúng không phải là những câu chạy về mặt kỹ thuật.
• Dấu phẩy – Quá ít hoặc quá nhiều dấu phẩy có thể gây nhầm lẫn. Học cách sử dụng dấu phẩy một cách chính xác.
• Chủ ngữ – Động từ  – Những câu có loại lỗi này là dấu hiệu đỏ cho các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt. Xem lại quy tắc thỏa thuận chủ ngữ-động từ.

Kiểm tra chính tả và viết hoa

Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả, nhưng đừng dựa vào nó. Trình kiểm tra chính tả sẽ không bắt lỗi và loại lỗi này cho thấy sự bất cẩn. Không sử dụng các từ viết tắt trong văn bản.

Sử dụng cách viết hoa chính xác. Hầu hết mọi người đều biết viết hoa đầu câu và danh từ riêng, nhưng nhiều người không làm như vậy trong email. Chứng tỏ rằng bạn không ngại dành thời gian đó để nhấn phím shift. Mặt khác, quá nhiều chữ in hoa có thể khiến người đọc mất tập trung. Tránh viết hoa toàn bộ các cụm từ cũng như viết hoa, chỉ để nhấn mạnh, chữ cái đầu tiên của từ không ở đầu câu hoặc danh từ riêng.

Sử dụng Định dạng Đơn giản trong Email

Hãy nhớ rằng tất cả các chương trình email đều hiển thị khác nhau. Những gì trông hoàn hảo được căn chỉnh trên màn hình của bạn có thể chạy cùng nhau trên màn hình của người khác. Vì lý do này, hãy tránh dán tài liệu xử lý văn bản có định dạng cao, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc, trong email. Sử dụng các tài liệu được viết ở định dạng văn bản thuần túy.

Làm cho các đoạn văn trở nên ngắn gọn. Giống như các khoảng thời gian, ngắt đoạn văn giúp cho mắt người đọc được nghỉ ngơi. Ai đó đọc email trên điện thoại di động sẽ được hưởng lợi từ các đoạn văn ngắn. Nhưng hãy cẩn thận để vẫn tuân theo các quy tắc cơ bản liên quan đến đoạn văn.

Ngắn gọn

Làm cho mục đích của bạn rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ súc tích .

• Chủ động và bị động–  Viết với các động từ chủ động. Dạng bị động chỉ sử dụng thêm một vài từ nhưng nó cộng dồn lại. Hơn thế nữa, nó đòi hỏi người đọc phải sắp xếp lại các ý trong đầu.
• Bám sát điểm – Chống lại sự cám dỗ để thêm thông tin hoặc ý tưởng không liên quan. Lưu chúng cho một email khác.
• Sử dụng Bullet Point –  Những điểm này cho phép người đọc của bạn sử dụng các manh mối trực quan để nắm bắt những điều quan trọng. Nhưng nếu nghi ngờ về cách các dấu đầu dòng sẽ hiển thị, hãy sử dụng dấu hoa thị hoặc dấu gạch nối để tạo dấu đầu dòng.

Ký Email một cách thích hợp

Nếu email của bạn mặc định là chữ ký chuẩn, hãy đảm bảo rằng nó phù hợp với email cụ thể mà bạn đang gửi. Chữ ký có tuyên bố tên và tuổi của bạn phù hợp với email cá nhân, nhưng đối với công việc, hãy sử dụng chữ ký cá nhân ít hơn.

Tùy thuộc vào công việc của bạn và nhà tuyển dụng của bạn, bạn vẫn có thể cá nhân hóa chữ ký email của mình bằng một câu trích dẫn. Nếu bạn đang hỏi về một công việc, hãy sử dụng chữ ký của bạn để cung cấp thông tin liên hệ thích hợp hoặc cá nhân hóa thêm.

Đọc lại / Suy nghĩ lại Trước khi nhấn Gửi

Kiểm tra lỗi chính tả và dấu câu trước khi bạn nhấn gửi. Nếu bạn tìm thấy lỗi trong email cho đơn xin việc, hãy sửa lỗi đó, sau đó đọc lại trước khi nhấn gửi. Nhưng cũng phải đọc lại để biết nội dung. Nếu email của bạn dài, hãy nghĩ cách làm cho nó ngắn gọn hơn. Và nếu email của bạn gây tranh cãi hoặc được viết trong cơn giận dữ, hãy nhấn lưu, không gửi. Hãy quay lại với nó một vài giờ hoặc một ngày sau và xem liệu bạn có muốn gửi nó hay không.

Tạm kết

Trên đây Vietclass đã Mách bạn 9 cách viết email hiệu quả nhất. Bạn đã áp dụng cách viết email nào trong danh sách trên chưa và nó đã giúp bạn như thế nào trong quá trình xin việc. Đừng ngại để lại chia sẻ và trải nghiệm của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé.

Tổng hợp: Ngọc Toản