Như chúng ta đã biết, thượng đế đã không phân biệt màu da, quốc tịch, sắc tộc, giới tính, độ tuổi khi công bằng cho toàn bộ chúng ta hai mươi bốn giờ trong ngày.
Điều then chốt làm ra sự khác biệt căn bản này chính là phương pháp quản lý thời gian của mỗi người.
Chính thế nên, để giúp cho bạn có thêm một vài kỹ năng sống căn bản, mình xin sẻ chia đến các bạn 5 cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả nhất nhé.
Mục Lục
1. Kỹ năng quản trị thời gian
Đánh giá sự khác biệt giữa “quan trọng” & “khẩn cấp”
Kỹ năng quản trị thời gian hiệu quả đó là đánh giá được sự khác biệt giữa “quan trọng” & “khẩn cấp”.
Công trọng trách là những công việc nếu không thực hiện có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bản thân hoặc người khác.
Việc khẩn cấp là những việc cần thực hiện ngay lập tức, nhưng, dù bạn có làm hay không chưa chắc đã ảnh hưởng đến bạn hoặc người khác
2. Top 10 cách quản lý thời gian hiệu quả , khoa học nhất
1/ Lên ý tưởng rõ ràng & chi tiết là cách quản lý thời gian hiệu quả
Cho những mục tiêu ngắn hạn ( 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng) và dài hạn ( 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, 5 năm,….).
Bạn hãy sắm cho mình 1 quyển sổ nhỏ & ghi vào đấy tất cả những mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được trong tương lai rồi chia nhỏ chúng theo thứ tự ưu tiên, mục tiêu nào thực hiện trước, mục tiêu nào thực hiện sau, đâu là mục đích ngắn hạn, đâu là mục tiêu bền vững.
Không những thế, khi mà đã có được mục tiêu và hướng đi đúng đắn, bạn sẽ có được ý chí và lòng quyết tâm thật sự, tận dụng mọi thời gian có được để tập trung thực hiện mục tiêu mình đã đưa ra.
Mỗi ngày, ngay một khi thức dậy, bạn hãy dành ra 5-10 phút để tạo dựng kế hoạch trước những việc cần làm và đặt ra mục tiêu cho những công việc ấy.
Hãy xác định 3 trọng trách nhất cần làm trong ngày là gì và quyết tâm thực hiện nó cho bằng được.
Sau đó, vào cuối ngày làm việc, bạn hãy tổng kết lại những mục tiêu đã hoàn thành & các việc nào chưa làm xong.
Sau đấy, hãy lập danh sách các việc cần làm cho ngày hôm sau. bằng việc này, bạn sẽ dùng quỹ thời gian của mình có kết quả tốt hơn.
2/ Nói “không” với những công việc ngoài lề
Chúng ta thường có thói quen sẽ nói “có” hơn là nói “không” trước những việc ngoài lề mục tiêu công việc mà bạn đang hướng mục tiêu tới.
Ví dụ như làm việc gì đấy của người khác nhờ vả khi bản thân nhiệm vụ quan trọng của chúng ta còn đang dang dở, làm những công việc mang thuộc tính đơn giản, nhỏ nhặt hơn công việc chính được giao….
Nhìn có vẻ dễ dàng, mặc dù vậy thực sự khi tổng hợp nhiều những công việc như thế này trong thời gian làm việc sẽ làm mất rất là nhiều thời gian của bạn, & bạn có thể không thế chăm chú vào công việc chính của mình một cách tối ưu nhất có thể.
Việc đặt ra ranh giới giữa công việc của mình và người khác, những công việc quan trọng – it quan trọng hơn chính là một phần rất quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian & đối mặt với căng thẳng, stress.
Ngoài những điều ấy ra bạn sẽ thử phân chia cấp độ quan trọng của các đầu việc theo cấp độ ưu tiên trong bảng sau.
3/ Tránh tối đa các nguy cơ gián đoạn
Chúng ta hay có thói quen khi đang cực kì tập trung làm việc, một tác nhân nào đấy chợt làm chúng ta xao nhãng, thế là chúng ta dần tách ra khỏi công việc và cuốn theo tác nhân đấy.
Tác nhân này thường là tiếng chuông điện thoại, tin nhắn, một người nào đó đang cần tâm sự, nói chuyện, thông báo về một tập phim mới phát sóng… khiến chúng ta bị lôi kéo & chểnh mảng với công việc.
Hãy tránh tối đa các nguy cơ gián đoạn bằng cách đặt chế độ rung cho điện thoại hoặc chế độ lặng im,
Hơn thế nữa, chỉ check điện thoại của bạn sau một khoảng thời gian cụ thể và chỉ lưu ý đến những điều khẩn cấp, đóng của văn phòng, đi đến một nơi yên tĩnh để làm việc…
Một rủi ro gián đoạn có thể chỉ làm mất của bạn vài phút thế nhưng nếu nhiều rủi ro gián đoạn thì sẽ không ổn chút nào trong việc quản lý thời gian.
Do đó, đây cũng được cho là một trong 5 kỹ năng quản lý thời gian thiết yếu mà các cá nhân, công ty khởi ngiệp cần lưu ý để trang bị cho mình.
4/ Thời gian giải trí dành cho bản thân, vì sao không?
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Giáo sư K. Anders Ericsson cùng các đồng nghiệp tại trường đại học Florida cho chúng ta thấy 90 phút là thời gian xử lý công việc hiệu quả nhất.
Sau thời gian này, não bộ cần được nghỉ ngơi thư giãn nhằm tái tập trung, tạo ra các ý tưởng phát minh mới.
Nói cách khác, để tăng hiệu suất công việc cho cả một quá trình, việc phân chia thời gian giải trí hợp lý giữa giờ làm việc là điều nên thực hiện.
Làm việc một cách khoa học, quý trọng hiệu quả lao động của bản thân sẽ là tiền đề vững chắc cho mọi thành công trong tương lai.
5/ Quản lý thời gian theo phương pháp 4 chiều
4 chiều là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
Do – hãy thực hiện ngay công việc quan trọng trước mặt
Dump – loại bỏ những công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
Delegate – hãy giao việc cho người có năng lực làm tốt hơn bạn
Defer – nếu không thể thực hiện công việc đấy ngay, hãy ghi chép lại vào cuốn sổ tay & xác định thời gian sẽ làm việc đấy.
6/ Giảm căng thẳng và lo lắng
Có những lúc nhân sự cảm nhận thấy quá tải vì làm khá là nhiều việc trong một thời gian dài. việc này, không những giảm năng suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tổng thể của nhân viên.
Căng thẳng quá mức & tăng huyết áp có thể kéo đến bệnh tim, trầm cảm, béo phì và nhiều hơn nữa.
Khi có skill quản trị thời gian làm việc tốt sẽ giúp bạn biết phải làm gì từ đấy giảm thiểu căng thẳng và áp lực không cần thiết trong cuộc sống.
7/ Nhiều thời cơ hơn và phát triển nghề nghiệp
Đúng giờ trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn giúp cho bạn tạo được danh tiếng tốt trong sự nghiệp.
Khi người có nhiệm vụ quản lý và cấp trên biết rằng bạn luôn hoàn thiện Nhiệm vụ đúng hạn, điều đấy có thể kéo đường cho nhiều thời cơ thăng tiến hơn trong công việc.
8/ Đừng đa nhiệm
Đa nhiệm là một trong những hoạt động phung phí thời gian khổng lồ nhất. Thay vì hoàn thành quá nhiều thứ, cuối cùng bạn chẳng đạt được gì trong số chúng.
cách tốt nhất để tận dụng thời gian của bạn là làm từng việc một và hoàn thiện nó trước khi chuyển sang việc kế tiếp.
Lập danh sách các Nhiệm vụ cần hoàn thiện theo cấp độ ưu tiên. Bạn không chỉ có thể tập trung tốt hơn mà còn ít bị phân tâm hơn. & không có sự phân tâm có nghĩa là ít có năng lực mắc sai lầm hơn.
9/ Cắt bỏ phiền nhiễu
Trong cuộc sống thường nhật của chúng ta, sự xao nhãng khiến chúng ta mất nhiều giờ quý giá trong một ngày.
ĐT di động, đồng nghiệp tán gẫu, mạng xã hội là một số trong số những thứ gây xao nhãng phổ biến tại nơi làm việc khiến chúng ta gần như tiêu tốn 3 giờ mỗi ngày.
Để không để những phiền nhiễu này ngốn hết thời gian của bạn, tốt hơn hết bạn nên cắt chúng hoàn toàn khỏi Lịch trình của mình.
Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu về những điều khiến bạn mất tụ họp. Nếu mxh và điện thoại di động làm giảm năng suất của bạn, hãy đặt thời gian cố định trong ngày để bạn có thể test mạng xã hội của mình.
10/ Đóng các tab không cần thiết
Mở nhiều tab cùng lúc là chức năng tuyệt vời của mọi trình duyệt website hiện đại cho đến nay.
Ngoài ra, nếu cần tụ họp hoàn thiện sớm .Nhiệm vụ được giao, tốt nhất, bạn nên tắt hết tab không cần thiết như social, trang nhạc, phim, nhắn tin ngoài lề…
Bạn cũng có thể bị phân tâm nếu tab mở dự án cũ hay tìm kiếm ngoài lề trên Google.
Hãy tạo thói quen đóng tab ngay khi xong việc trên trang đó để tụ hội hoàn toàn vào nghĩa vụ cần hoàn thiện hiện tại. Hãy đặt mục tiêu cho bản thân chỉ mở một tới 2 tab quan trọng một lúc.
Ngoài ra, hãy chặn social hoặc hạn chế các khó khăn dễ khiến bản thân bị phân tâm nhiều nhất có thể khi làm việc.
Kết luận :
Quản lý thời gian hiệu quả là một việc làm thực sự thiết yếu. Nếu bạn luôn cảm thấy một ngày trôi nhanh & bạn luôn không đủ thời gian thì đã đến lúc để ngẫm lại và làm chủ mọi thứ rồi đấy.
Để đạt được mọi mục tiêu mong muốn, chúng ta phải xây dựng kế hoạch và tuân thủ chúng nghiêm ngặt để sử dụng quỹ thời gian thật hợp lý.
